1.はじめに
 1.1 エクセルの設定
 エクセルのセキュリティレベルを設定します。[ツール]→[マクロ]→[セキュリティ]を選択し、「中」にします。ファイル実行時は「マクロを有効にする」を選択します。ウィルスは仕込んでいませんので安心してください(笑)。

 1.2 初めに設定する箇所
 (1)「勤務名定義」シートを開き、勤務形態に合うように、説明通りに設定してください(下図参照)。
勤務指定表作成支援システムVer3.00 操作説明
 (2)「勤務指定表」シートを開き、タイトルの変更及び要員数の指定を行ってください(下図赤枠部分)。
2.シートの説明
 (1) 勤務指定表シート
 勤務指定表を作成するためのメインシート。下図のような体裁になっています。
 (2) カウンタシート
 今回の勤務指定表内及び過去の担務別担当回数、休出回数、計年、夏期/冬期休暇をカウントするための表です(下図参照)。
 (3) 勤務名定義シート
 勤務種別の数や勤務名、シートの色などを定義します。
 (4) 通区表シート
  職員数及び受箱区数、職員名、個人別の通区状況などを設定します。
 (5) 下書きシート
   本シートはプログラムで使用しませんので、自由に使用してください。
3.フォームの説明
 (1) 処理選択
 「処理選択」をクリックすると表示されます。
 作成したい勤務をチェックし、処理条件を選択後、開始ボタンをクリックします。勤務は複数選択できますが、処理条件は同じになります。処理条件を分けたい場合は個別に指定してください。

<処理条件>
・ランダム選出=過去データに関係なく、乱数をもとにした抽出方法で選出します。
・過去データ考慮=過去の割り当て回数が少ない人から優先的に割り当てます。
・今回の指定内ローテーション考慮=過去データに関係なく、今回の指定表内で偏りが出ないように割り当てます。
初期値は「過去データ考慮」になっています。

 「翌日を非番にする」のチェックボックスが指定されている場合、翌日が未割り当てで、かつ日曜、休日でない場合、非番にします。 ただし、一度に指定できるのは1勤務のみです。この処理は後からの追加が可能です。

 「受箱区作成」「休出作成」のチェックボックスは、それぞれのタブのチェックボックスのコピーです。タブをめくらなくても処理の選択状態を知ることができます。また、このチェックボックスでも処理を選択することができます。その場合の処理条件はそれぞれの処理の初期値となります。

 「開始」ボタンをクリックするとチェックの入った処理がすべて実行されます。処理の優先順位は、休出作成→リストボックス表示の勤務(上から)→受箱区作成です。
 (2) 受箱区作成
  受箱区(通配区)の指定表を作成するときに、処理条件を指定したい場合、このタブを選択します。
<処理条件>
・ランダム選出=過去データに関係なく、乱数をもとにした抽出方法で選出します。
・過去データ考慮=該当区の過去の割り当て回数が少ない人から優先的に割り当てます。
・今回の指定内ローテーション考慮=過去データに関係なく、今回の指定表内で偏りが出ないように割り当てます。
・通区数が少ない人優先=通区数が少ない人から優先的に割り当てます。通区数が最小の人が複数いた場合、該当受箱区の過去の担当回数が少ない人が優先されます。 通区数が少ない人を優先させないと、他の区が担当できずに浮いてしまう可能性があります。これを回避するため通常はこれを指定します。初期状態はこの設定になっていますので、処理条件を変更しない場合は処理選択タブのチェックボックスで処理の指定ができます。
 本タブの「開始」ボタンは受箱区作成のみの処理になります。
 (3) 休出作成
  休出(休日出勤)の指定を作成するときに、処理条件を指定したい場合、このタブを選択します。
<処理条件>
・ランダム選出=過去データに関係なく、乱数をもとにした抽出方法で選出します。
・過去の休出回数考慮=過去の休出回数の少ない人を優先的に割り当てます。初期状態はこの設定になっています。
・分担ごとの過去データ考慮=それぞれの勤務について、過去の割り当て回数が少ない人を優先に割り当てます。
・今回の指定内ローテーション考慮=それぞれの勤務について、今回の指定表の範囲内で偏りが出ないように順番に割り当てます。
 処理条件を変更しない場合は処理選択タブのチェックボックスで処理の指定ができます。受箱区作成と同様、本タブの「開始」ボタンは休出作成のみの処理になります。
 (4) 累計カウンタ更新
  本処理を実行するとカウンタシートの当月のカウンタ値(今回カウンタ)が累計カウンタに加えられます。計年、夏期休暇、冬期休暇の消化日数も加算されます。
<処理条件>
・累計カウンタを初期化しない=今回カウンタが累計カウンタに加算されます。
・累計カウンタを初期化する=累計カウンタ、計年、夏期休暇、冬期休暇の消化、付与日数がすべて0になります。

 通区表の氏名欄の追加や削除があった場合、氏名順に変更があると、カウンタの値にずれが生じますので累計カウンタを初期化する必要があります。処理条件に過去データを考慮する設定にする場合、累計カウンタ値は要員選択の際の重要な要素となりますので、更新や初期化を忘れずに行ってください。
 (5) 新規作成
 勤務指定表を新しく作成する場合、作成開始年月日を入力し、「開始」ボタンをクリックします。作成開始年月日は日曜日でないとエラーになります。
4.勤務指定表の作成手順
 作成したい勤務すべてにチェックして「開始」ボタンをクリックすれば、勤務指定表は作成されますが、社員やゆうメイトの満足度の高い指定表を作成するため、以下の順で作成することをお勧めします。

(1)休暇希望の設定
  希望の出ている休暇、研修などあらかじめ指定表上に打ち込んでおきます。予定欄をクリックするとドロップダウンメニューで休暇の種類を選択することができます。予定欄、変更欄ともに、任意の文字を入力することができます。予定欄に文字があるとシステムが上書きすることはありません。
 動かせない休暇、研修などの場合は変更欄に"x"印を記入しておいた方が良いでしょう。作成途中の都合による移動や変更により、いつの間にか消えてしまった、ということが避けられます(右図参照)。  

(2)要員配置表の設定
  各勤務について、日ごとに配置する人数を設定します。この数に誤りがあると正しい指定表が作成されませんので注意してください。

(3)休出作成
  休日出勤はローテーションを考慮する必要がある勤務です。本システムでは日曜日が勤務の場合、翌月曜日が祝日でない場合、自動で週休に割り当てますが、さらに順延が必要な場合は手動で修正してください。

(4)夜勤作成
  夜勤の場合、翌日が早番などでは社員満足度が下がります。翌日も夜勤もしくは非番などの休日を充てるべきです。したがって、翌日が夜勤または休日になるように初めに作成しておきます。本バージョンではどの勤務が夜勤か認識していませんが、「翌日を非番にする」のチェックを入れると、指定した1勤務の翌日が未入力セルならば非番を割り当てます。複数指定したい場合は1勤務ずつ行ってください。

(5)受箱区以外の勤務作成
  リストボックスに表示される残りの勤務を作成します。

(6)受箱区作成
  受箱区を作成します。

(7)最適化作業
  勤務指定表を作成する上で一番大事な作業です(下図参照)。
  まずはエラーつぶしです。エラー表示列に表示されている週休、非番の過不足数、及び連続勤務の数、エラー表示行に表示されている勤務名を参考に、指定表を修正していきます。
  週休や非番が不足している場合は、ドロップダウンメニューで入力します。未入力セルがなく、勤務の割り当てができない場合は、週休や非番などを一旦削除します。その場合、Delete(Del)キーによるセル値の削除後、「再計算」ボタンをクリックします。再計算はチェックボックスがオンになっている勤務が対象ですので、この段階ではすべてのチェックが入っている必要があります。再計算による自動割り当てが思うような結果にならない場合は、要員の選択条件を変えて再度実行してみてくださ い。
  修正後は「再計算」ボタンをクリックし、エラーがないか再度確認します。エラーがあれば修正→「再計算」の繰り返しで 、表を完成させていきます。エラーがなくなった段階で、カウンタ値を参考に勤務の偏りはないか、夜勤明けの勤務が適正か等チェックし、未入力セルがないことを確認し、OKならば完成です。

(8)累計カウンタの更新

(9)印刷
  印刷はエクセルの「印刷プレビュー」で余白の調整、拡大/縮小などで印刷範囲を確認後、実行してください。カラフルな指定表が不要の場合、色なしボタンを活用してください。
5.その他
(1)分担の重複
  手作業による修正後、分担の重複がある場合でもエラーになりませんのでご注意下さい(通区訓練等で重複が必要な場合があるため)。

(2)画面表示について
  お使いのパソコンの画面サイズで表が表示しきれない場合、画面の表示倍率を変えるか、<ウィンドウ(W)>→<ウィンドウ枠の固定(F)>で日付/氏名を固定表示にするなどして対処してください。

目次

1.はじめに
2.シートの説明
3.フォームの説明
4.勤務指定表の作成手順
5.その他